JOE & THE JUICE fik lønløsning, der styrker forretningen

Lønopgaven fik vokseværk

Da lønopgaven fik vokseværk i JOE & THE JUICE, skiftede man den tidligere lønløsning ud og implementerede Visma Løn fra Visma Enterprise.

Det har i dag reduceret antallet af manuelle arbejdsgange og fejlindtastninger samt givet ledelsen et bedre overblik over den samlede forretning på personalesiden – hvad angår både økonomi og ressourcer.

Selvom JOE & THE JUICE havde globale vækstambitioner helt tilbage fra grundlæggelsen i 2002, så gik der mange år, før antallet af juicebarer – og dermed også antallet af medarbejdere – voksede markant.

I lønadministrationen anvendte JOE & THE JUICE tidligere en lønløsning, der var målrettet virksomheder med maksimalt 25 ansatte. Men med tiden fik virksomheden ca. 500 medarbejdere i Danmark (og 2.000 på verdensplan), og lønløsningen begyndte derfor at give for mange daglige udfordringer. Det fortæller Frederik Rosenstand, der er HR- chef i JOE & THE JUICE.

”Tidligere indtastede vi en del data manuelt fra vores eget ERP-system ind i vores lønløsning blandt andet ved oprettelse af nye medarbejdere. Det blev dels for tidskrævende, og dels var der risiko for at lave for mange tastefejl. Derfor har vi også længe vidst, at vi skulle finde en ny lønløsning,” indleder Frederik Rosenstand.

Reducerer og identificerer fejl

Fra JOE & THE JUICE i Sverige kendte man i forvejen til Visma Enterprise. Derfor var det oplagt at anvende samme leverandør i den danske administration.

”Meget er stadig relativt nyt for os, så vi har endnu ikke det fulde overblik over alle fordelene i Visma,” forklarer Frederik Rosenstand. ”Men vi kan allerede nu se, at der er mange processer, som vi tidligere håndterede individuelt og manuelt, som i dag er blevet nemmere og mere overskuelige. Eksempelvis i forhold til administrationen af løngrupper, personaletyper, pensionssatser, feriesatser og så videre.

Tidligere skulle vi taste alt ind per medarbejder. I Visma Løn kan vi prædefinere lønparametre – eksempelvis i forhold til den gældende overenskomst for én type medarbejdere. Det betyder, at hvis man foretager en ændring ét sted, ændres vilkårene for alle lignende medarbejdertyper. Det kommer til at spare os meget tid i administrationen.”

I det tidligere lønsystem kunne det ikke undgås, at der sneg sig småfejl ind i den manuelle håndtering af lønnen. Derfor glæder Frederik Rosenstand sig også over, at de nu har fået en lønløsning, der både reducerer antallet af fejl og hjælper med at identificere eventuelle fejlindtastninger.

”Tidligere opdagede vi løbende småfejl – ofte til medarbejdernes og ikke virksomhedens fordel. Det kunne eksempelvis være en forhøjet feriepengesats på en medarbejder, der havde skiftet løngruppe, men ikke var rettet korrekt til i systemet.”

Joe & The Juice benytter Visma Enterprise til løn og HR

JOE & THE JUICE blev stiftet af Kaspar Basse, der åbnede sin første juicebar i København i 2002. I dag er der 270 filialer og kæden har spredt sig til 15 lande verden rundt. JOE & THE JUICE håndterer løn for ca. 500 medarbejdere i Danmark.

Visma Løn kan mere end forventet

Alt i alt kan Frederik Rosenstand mærke, at JOE & THE JUICE nu har fået en lønløsning, der bedre matcher og understøtter forretningens behov. ”Visma Løn er mere avanceret og indeholder mere funktionalitet end vores tidligere lønløsning. Vi kan allerede nu mærke, at vi med Visma Løn kan langt flere ting, end vi oprindeligt havde forestillet os.”

Lønsystem Visma

Vi kan eksempelvis læse både faste og variable løndele direkte ind i Visma Løn via CSV-filer. Tidligere kunne vi kun indlæse variable løndele – de faste løndele skulle først oprettes i vores egne systemer og derefter importeres manuelt,” siger Frederik Rosenstand. ”Jo mere fortrolige, vi bliver med Visma Løn, jo flere elementer vil der dukke op, som er med til at gøre vores lønkørsler enklere at håndtere og mere præcise.”

Øget gennemsigtighed på tværs af forretningen

Som Frederik Rosenstand forklarer, spiller lønhåndteringen en væsentlig rolle i forhold til organisationens samlede overblik over forretningen. Tidligere var der begrænsninger for, hvilke personaleadministrative data JOE & THE JUICE kunne indlæse i deres lønløsning.Den begrænsning er der ikke i Visma Løn. Visma Løn kan håndtere alle typer af data og dataformater vedrørende hver enkelt medarbejder og samle dem i samme system. Det betyder, at gennemsigtigheden er øget på tværs af alle funktioner og afdelinger.

Et historisk overblik

”Vi har også fået adgang til helt nye rapporter i Visma Løn, som vi kan hente ned til videre bearbejdning i Excel og analysere på. Det er enormt interessant. Vi kan eksempelvis få et overblik over, hvad vi har udbetalt i løn til medarbejderne over tid, og om vores lønomkostninger stiger eller falder.

Det er en type information, som har stor værdi for ledelsen i virksomheden, og som vi kan bruge, når vi skal træffe fremadrettede beslutninger,” slutter Frederik Rosenstand.

“...der er mange processer, som vi tidligere håndterede individuelt og manuelt, som i dag er blevet nemmere og mere overskuelige.”

Frederik Rosenstand, HR-chef i JOE & THE JUICE

Udfordring

JOE & THE JUICE var med tiden og antallet af medarbejdere vokset ud af deres lønløsning, som var målrettet virksomheder med maksimalt 25 ansatte.

Løsning

JOE & THE JUICE implementerede derfor Visma Løn og fik en lønløsning, der er udviklet til større virksomheders kapacitets- og funktionalitetsbehov.

Resultat

I dag håndterer JOE & THE JUICE langt de fleste administrative lønprocesser digitalt og automatisk. Det har reduceret risikoen for fejlindtastninger, givet flere anvendelsesmuligheder og øget det samlede overblik over forretningen.

Vil du videre?

Vi er klar til at hjælpe dig

Når du udfylder formularen, accepterer du, at Visma kun bruger dine persondata til at kontakte dig. Læs mere om, hvordan vi behandler dine data her.

Ring til os

88 97 97 97

Send os en e-mail

info@vismaenterprise.dk

Find en medarbejder

Tjek os ud