Sådan vælger du den rigtige outsourcingpartner

På globalt plan er mange virksomheder i gang med at outsource deres lønfunktion. Og det er der flere grunde til. For outsourcing kan blandt andet spare virksomheden penge, gøre lønadministrationen effektiv og reducere virksomhedernes sårbarhed over for sygdom og opsigelser i bogholderiet. Men hvad skal du kræve af din outsourcingpartner for at opnå fordelene?

73% af virksomhederne på kloden efterspørger outsourcing, fordi lønadministrationen er både effektivt, omkostningsbesparende og frigør tid til virksomhedens kerneopgaver. Og tallet af virksomheder, der outsourcer lønnen, er stigende. Det er en af indsigterne fra den internationale konsulentvirksomhed Deloittes ”Global Payroll Benchmarking Report” fra 2021. Rapporten omfatter 750 organisationers lønadministration. Virksomhederne ligger i 55 forskellige lande og har fra 100 og op 25.000 medarbejdere.

Men hvad skal jeres outsourcingpartner kunne, for at jeres virksomhed høster de mange fordele ved outsourcing?

Ekspertise og erfaring

En afgørende faktor for en succesfuld outsourcing af lønadministrationen er ikke overraskende ekspertise i - og erfaring med - at administrere løn for virksomhederne. For lønadministration er en kompleks størrelse, som er underlagt skiftende lovgivning. 

”Løn kræver faglig ekspertise. Løn er ikke bare en knap, man trykker på. Effektiv lønadministration består af en lang række byggeklodser, som skal passe sammen for at sikre en effektiv proces og en korrekt løn. Kørselspenge, bonusser, parkeringsafgifter, udlæg og mange andre komponenter indgår alle sammen i lønadministration, siger Helle Dam, Head of Manage Services fra Visma Enterprise, hvis lønspecialister sørger for løn hjælp til 300 store og mindre virksomhedskunder.

Et væsentligt ekspertiseområde er ”compliance” – Det bliver stadig mere kompliceret og omkostningsfuldt at sikre at følge love, regler og industristandarder. Det kræver bedre teknologi, større indsigter og kontinuerlig læring at overholde reglerne. Derfor skal I også vælge en outsourcingpartner, som kontinuerligt holder sig opdateret på love og best practises på området for lønadministration. 

Ifølge den internationale konsulentvirksomhed TMF-Group er manglende opdateret viden på regler og love en af de hyppigste årsager til, at samarbejdet mellem virksomheden og outsourcingpartneren går i stykker.

Sikkerhed og databeskyttelse

Jeres outsourcingpartner skal kunne passe godt på jeres virksomheds data, og det arbejde bliver kun vigtigere. Ifølge den internationale sikkerhedsvirksomhed, Norton, steg antallet af brud på it-sikkerheden blandt virksomheder globalt med 67% fra 2014 til 2019. 

Bliver datasikkerheden kompromitteret, kan det have voldsomme menneskelige, imagemæssige og økonomiske konsekvenser for jeres virksomhed. Når I vælger jeres partner, er det derfor en god idé at:

  • Tjekke outsourcingvirksomhedens referencer og anbefalinger
  • Undersøge dens relevante certificeringer indenfor datasikkerhed
  • Spørge til dens sikkerhedsprotokoller
  • Spørge til sikkerhedsuddannelsen blandt medarbejderne 
  • Vurdere dens fortrolighedskontrakter
  • Sikre, at outsourcingpartneren har nødplaner, hvis uheldet er ude

Skalérbare, skræddersyede løsninger

Outsourcingpartneren skal tage udgangspunkt i lige præcis jeres virksomhed og jeres behov for hjælp til løn. Ellers får I måske en standardløsning, hvor I betaler for features, I ikke bruger. Eller en løsning, som ikke rigtigt dækker alle jeres behov. 

Når I vælger jeres outsourcingpartner, er det vigtigt, at I i fællesskab finder frem til en løsning, der hænge sammen med jeres arbejdsgange og processer. Det er samtidig vigtigt, at løsningen er skalérbar, så I nemt kan blive flere – eller færre – uden at det skaber problemer for lønningerne.

Ifølge tal fra den internationale konsulentvirksomhed ADP mener næsten en tredjedel af virksomhedernes finans- og HR-ledelse, at deres eksisterende lønadministration ikke er i stand til at håndtere, at virksomheden vokser eller spreder sig internationalt.

Hvad er dine behov til dit lønsystem?

Teknologi og brugervenlighed

Dataoverførslerne, kommunikationen og jeres kontrol af outsourcingpartnerens arbejde skal være nem at foretage for jer. Partnerens lønsystem skal være intuitivt, robust og tilgængeligt fra flere platforme. Nogle outsourcingpartnere anvender software, som andre har udviklet. Det kan give udfordringer, når I skal have en skræddersyet løsning. Andre outsourcingvirksomheder har selv udviklet den platform, som de bruger til at håndtere lønnen. Hos Visma Enterprise har vi bl.a. selv udviklet Visma Løn og tager hver måned vores egen medicin, da vores løn håndteres af egne folk og i vores eget system:

”Vi arbejder kun på vores eget software og sidder under samme tag som de mennesker, der udvikler systemet. Så vores løsning hele tiden modsvarer de krav som kunderne, lovgiverne og omverden stiller. Vores samarbejdspartnere skal let kunne tilgå systemet, for de leverer inputs og data og kontrollerer selvfølgelige de endelige resultater.”, siger Helle Dam fra Visma Enterprise.

Service og support

Det er vigtigt at sikre et højt serviceniveau hos outsourcingpartneren, for at kunderne skal høste de effektivitets- og omkostningsmæssige fordele ved at outsource deres lønadministration. Det kan ifølge konsulentvirksomheden have meget alvorligt konsekvenser for kunden, hvis outsourcingpartneren ikke lever op til sine forpligtelser. Det kan f.eks. skade såvel kundens image blandt eksisterende og potentielle medarbejdere og i sidste ende gå ud over driften og konkurrenceevnen, hvis outsourcingpartneren ikke leverer op til forventningerne. Hvis f.eks. samarbejdspartneren er svær at få fat på eller ikke overholder svartiderne, når kunderne henvender sig med spørgsmål. 

Helle Dam fra Visma Enterprise er helt enig. Serviceniveauet hos outsourcingpartneren skal være højt og stabilt.

Det er vigtigt at sikre et højt serviceniveau hos outsourcingpartneren, for at kunderne skal høste de effektivitets- og omkostningsmæssige fordele ved at outsource deres lønadministration. Det kan ifølge konsulentvirksomheden have meget alvorligt konsekvenser for kunden, hvis outsourcingpartneren ikke lever op til sine forpligtelser. Det kan f.eks. skade såvel kundens image blandt eksisterende og potentielle medarbejdere og i sidste ende gå ud over driften og konkurrenceevnen, hvis outsourcingpartneren ikke leverer op til forventningerne. Hvis f.eks. samarbejdspartneren er svær at få fat på eller ikke overholder svartiderne, når kunderne henvender sig med spørgsmål. 

Helle Dam fra Visma Enterprise er helt enig. Serviceniveauet hos outsourcingpartneren skal være højt og stabilt:

“Du skal som virksomhed også have adgang til sparring og rådgivning fra rigtige mennesker, når du har brug for den. Der er f.eks. mange outsourcingvirksomheder, som du ikke bare kan ringe til og få hjælp. Det gør virksomhederne usikre. For der må ikke være tvivl om lønnen til medarbejderne"

For at sikre jer en support og en kundeservice, der modsvarer jeres forventninger foreslår vi, at I laver en support og serviceaftale med jeres outsourcingpartner, der bl.a. omfatter:

  • checkResponstid på henvendelser fra jer. 
  • checkTid fra henvendelse til løsning af problemet
  • checkPræcision i arbejdet

Og mulighed for at regelmæssigt at vurdere support og serviceniveauet gennem:

  • checkEtablerede systemer til at holde service og supportniveauet
  • checkRegelmæssige fælles kontroller mellem jer og partneren
  • checkSanktionsmuligheder for ikke at overholde niveauet

Pris i forhold til kvalitet

Sidst, men ikke mindst er det vigtigt at overveje prisen på outsourcingen af lønadministrationen i forhold til den kvalitet, som I får. 

Det kan være dyrt blot at vælge den billigste løsning på markedet.  I skal overveje de forskellige punkter ovenfor nøje i forhold til de forskellige outsourcingpartnere, så I kan træffe et velovervejet valg. Vælger I den billigste løsning, sparer I måske penge her og nu, men I taber måske penge på længere sigt.

Hvad er dine behov til dit lønsystem?

Skal vi hjælpe jer med at vælge?

Udfyld formularen, så tager vi en uforpligende samtale, så I kan komme tættere på at vælge den rette outsourcingpartner, der matcher jeres ønsker og behov.