Tjekliste: Lever I op til lovkravene?
.svg)
Tjek om jeres eksisterende systemer er compliant med den nye lovgivning. Hvis ikke, så skal I finde et tidsregistreringssystem snarest muligt.
Hos Visma Enterprise tilbyder vi to solide og brugervenlige løsninger, som begge er 100% compliant med lovkravet om tidsregistrering. Har I behov for en tidsregistreringsløsning, der kan det hele, er Visma Time løsningen for jer. Ønsker I derimod en løsning, der har de mest grundlæggende funktioner til at registrere arbejdstid, er Self Service via My Visma tilstrækkeligt.
Tag stilling til, om I har selvtilrettelæggere: I lovforslaget kan visse medarbejdere undtages lovkravene om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid, hvis de kan betegnes som selvtilrettelæggere. Man kan betegnes som selvtilrettelægger, hvis man selv tilrettelægger sin tid eller, hvis ens arbejdstid ikke kan fastsættes på forhånd. Følgende er vigtigt at være opmærksom på omkring selvtilrettelæggere: Arbejdsgivere må ikke kategorisere medarbejdere som selvtilrettelæggere. Der skal foretages en individuel vurdering af den enkelte medarbejder. Det skal aftales direkte med den enkelte medarbejder Det skal det fremgå tydeligt af ansættelseskontrakten eller et tillæg, at en medarbejder er selvtilrettelægger, og at man dermed er undtaget registreringspligt samt overholdelse af maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid. Der foreligger ikke nogen udtømmende liste eller en entydig fortolkning af selvtilrettelægger-begrebet, og det er derfor vigtigt, at I som virksomhed selv tager stilling til, hvilke af deres medarbejdere, I vurderersom selvtilrettelæggere.
Læs mere om selvtilrettelæggere og hvad i skal være opmærksomme på her
Sørg for at have en klar personalepolitik for tidsregistrering. I kan hente vores skabelon til en personalepolitik her. Denne politik er udarbejdet af vores egen HR afdeling, men det er vigtigt, at I tilpasser politikken til at afspejle jeres forretning. Det er vigtigt, at I er bevidste om, at det er den enkelte virksomheds eget ansvar at tage stilling til deres medarbejdertyper, herunder hvilke der er selvtilrettelæggere. Ligeledes skal I selv tage stilling til, hvad der ligger under den daglige arbejdstid, og hvad der kan betegnes som hviletid.
Tjek, at jeres processer og tidsregistreringssystem er compliant med GDPR:
- De registrerede oplysninger skal overholde de generelle principper for behandling og opbevaring af personoplysninger.
- I har oplysningspligt, dvs. alle medarbejdere skal oplyses om registreringen af deres arbejdstid.
- De konkrete aktiviteter for behandling af personoplysninger ifm. tidsregistrering skal beskrives og være tilgængelig for alle medarbejdere. Dette skal gøres i henhold til databeskyttelsesloven.
- I skal sikre, at I opbevarer de registrerede oplysninger i 5 år, og jeres sletteregler skal derfor overholde dette.
Hvad er fordelene ved et digitalt tidsregistreringssystem?
For nogle danske virksomheder vil de nye tidsregistreringsregler virke som en byrde, men med det rigtige tidsregistreringssystem er det intet problem at håndtere den kommende lovgivning. Og så giver det desuden store strategiske fordele at have styr på sine tidsregistreringsprocesser.
Effektiv tidsregistrering kan øge jeres effektivitet og give værdifuld indsigt i rentabiliteten i jeres forretningsprocesser.
1. Overholder lovgivning og regler
Lad os få den ud af verden: Et tidsregistreringssystem gør det simpelthen lettere at overholde loven. Det bliver et krav for alle danske virksomheder at have styr på korrekt og pålidelig registrering af arbejdstiden, så reglerne for maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid ikke bliver brudt. Hvis I ikke overholder dette, kan det føre til juridiske, økonomiske og administrative konsekvenser.
2. Reducerer fejl i lønkørslen
Et moderne tidsregistreringssystem reducerer lønfejl. Visma Time registrerer eksempelvis medarbejdernes timer automatisk, og ved afvigelser fra normtiden aktiveres der automatisk en kædereaktion i systemet. Denne automatik tager højde for ansættelsesforhold, diverse tillæg og overenskomster m.m. og sender registreringen til godkendelse hos nærmeste leder og hos lønbogholderen. Dette reducerer risikoen for menneskelige fejl og hjælper med at garantere, at tiden registreres i henhold til reglerne, herunder at jeres medarbejdere betales korrekt.
.svg)
3. Forbedrer medarbejderproduktivitet
Moderne tidsregistreringssystemer kan også forbedre jeres produktivitet, da det giver jer fuldt overblik over, hvordan arbejdstiden bliver brugt. Ved at registrere al data om medarbejdernes tidsforbrug kan jeres ledelse identificere ineffektive processer eller opgaver, som jeres medarbejdere bruger meget tid på.
De kan også identificere, hvor jeres medarbejdere bruger mindre tid end forventet, og om I skal overveje at tildele flere eller færre opgaver til forskellige områder.
4. En mobil-app gør det let for jeres medarbejdere og ledere
Slut med timesedler og manuel indtastning. De fleste tidsregistreringssystemer giver mulighed for simpel registrering og godkendelse af tid og alle typer fravær direkte fra en mobil-app.
Det gør det let for medarbejdere og ledere at foretage deres tidsregistreringer - og at holde styr på arbejdstiden. Med Visma Time app eller Self Service via My Visma kræver det ikke andet end et par kliks på telefonen, og så er der styr på tidsregistreringen.
5. Registrer kørsel og udlæg
Med et tidsregistreringssystem kan jeres medarbejdere og ledere nemt registrere og godkende tidsforbrug, kørsel, diæter og udlæg. Ved en integration til jeres ERP-system, bliver registreringer automatisk faktureret. Simpel, papirfri og digital tidsregistrering.
6. Bedre bemandingsbeslutninger
Moderne tidsregistreringssystemer kan give et præcist overblik, så I kan træffe bedre beslutninger om, hvordan vagtplanen skal se ud. Arbejdsgiverne kan bruge dataene til at identificere travle perioder og justere bemandingen efter behov.
7. Udveksling af stamdata mellem systemer
Denne fordel får I kun, hvis I sikrer jer, at der er integration mellem jeres lønsystem og tidsregistreringssystem.
Moderne tidsregistreringssystemer kan også forbedre lønadministrationen ved at automatisere registreringen af medarbejderens timer. Dette reducerer administrationen, sparer tid og øger nøjagtigheden og sikkerheden for medarbejdernes oplysninger. Visma Time udveksler stamdata i realtid med vores lønsystem, Visma Løn, så I kun skal oprette og vedligeholde data ét sted.