Integrationer

Fjern flaskehalse og skab mere værdi

I får mest ud af jeres data, når de kan deles frit og sikkert på tværs af jeres systemer.

I kan integrere jeres løsninger til håndtering af data indenfor løn, HR og tidsregistrering. Men der ligger også et stort potentiale i at tænke integrationer bredt og sikre sammenhæng mellem administrative løsninger og andre kernesystemer som fx jeres økonomiløsninger.

Tag en snak med os om jeres integrationsmuligheder

Øget fokus på kerneopgaven

Når medarbejderdata flyder sikkert, simpelt og hurtigt mellem relevante systemer, får jeres administrative medarbejdere frigjort tid til andre opgaver, fx analyser og rapportering.

Færre fejl og mindre risiko

I eliminerer risikoen for fejlindtastninger – og i værste tilfælde brud på sikkerheden – når data automatisk udveksles mellem jeres systemer.

Højere datakvalitet

Kvaliteten af en forretningsanalyse er ikke bedre end kvaliteten af de data, der ligger til grund for analysen. Med automatiseret dataudveksling øger I datavaliditeten og får dermed et stærkere beslutningsgrundlag.

Højere arbejdsglæde

For langt de fleste føles det at omsætte data til indsigt mere meningsfuldt end manuel indtastning af data i et ark.

Undgå flaskehalse

Manglende eller fejlbehæftet dataudveksling skaber flaskehalse i organisationen. Når data kan flyde frit og kontrolleret, opnår I et bedre flow på tværs af teams og forretningsprocesser.

Styrket sikkerhed

En automatiseret og gennemsigtig proces for dataudveksling beskytter mod utilsigtet adgang og giver et bedre overblik over, hvem der har adgang til hvad.

Datasammenhæng optimerer medarbejderrejsen

I Visma Enterprise er vi eksperter i løn, HR og alle de data, der binder områderne sammen. Derfor har vi også stor indsigt i de arbejdsgange, der har betydning for, at medarbejderrejsen glider nemt – og vi ved, hvor det ofte går galt.

For eksempel sender de første timer og dage af en ansættelse et tydeligt signal til nye medarbejdere, når de bliver onboardet. Er der styr på alt det praktiske – computere, telefoner, adgangskort, betalingskort m.m.? Er medarbejderen korrekt oprettet i de relevante systemer? Osv.

Ved at integrere jeres administrative løsninger skaber I ikke kun datasammenhæng på tværs af systemerne. I gør det også nemmere for jeres medarbejdere at arbejde tættere sammen, så de kan koordinere opgaver, dele indsigt, undgå dobbeltarbejde og meget, meget mere.

Kontakt os og få hjælp til at optimere brugerrejsen

Fuld kontrol fra første dag

Det kan være tidskrævende og besværligt at dele medarbejderinformation internt i en organisation og med eksterne parter. Men hvis I benytter jer af dataintegrationer, kan de samme processer simplificeres og automatiseres, så arbejdsopgaverne bliver mere overskuelige.

Her får I et overblik over, hvordan udvekslingen af medarbejderdata kan se ud med integreret systemsammenhæng.

1. Rekruttering, onboarding og digital signatur

Når I ansætter en ny medarbejder, begynder processen for mange virksomheder i et rekrutteringssystem, hvor stamdata bliver registreret og gemt. Uden dataintegrationer skal I bagefter oprette medarbejderen manuelt i jeres systemer og selv sørge for at give adgang til værktøjer og informationer. Med et sammenhængende systemlandskab sker det hele i ét flow. Kontrakten bliver underskrevet digitalt, og data bliver automatisk sendt rundt, så medarbejderen er oprettet og klar fra første dag.

2. Automatiseret dataoverførsel til løn, HR m.m.

I et integreret systemlandskab bliver data automatisk tilgængelige for de teams og systemer, der har brug for dem – fx i HR og løn. Det giver jer ikke kun administrative fordele, men også et ledelsesmæssigt overblik. Med en “One source of truth”-tilgang arbejder alle ud fra de samme oplysninger, i stedet for at I skal holde styr på forskellige udgaver af samme information i separate systemer.

3. Tid, fravær, kørsel og udlæg

I løbet af ansættelsen skal medarbejderen registrere oplysninger som arbejdstid, ferie, sygdom, transport og udlæg – data, der har betydning for både jer og dem. Hvis alt skal tastes ind i hvert enkelt system, risikerer I at begå fejl, og I mister hurtigt overblikket. Med integrationer flyder informationerne automatisk videre til HR- og lønsystemerne, så medarbejderen får korrekt løn til tiden, og I har styr på data.

4. Tillæg til kontrakter underskrives og opdateres

Undervejs i en ansættelse kan der komme ændringer til en ansættelseskontrakt, fx justering af arbejdstid eller tilknytning af firmabil som personalegode. Med integration mellem jeres systemer bliver de opdaterede data automatisk sendt videre til HR og løn, så I undgår manuelle rettelser og sikrer, at alt er ajour.

5. Refusionsansøgninger

Hvis I håndterer refusionsansøgninger manuelt, har I sikkert prøvet at misse en deadline eller helt glemme at anmode. Med automatisk overførsel af data til bl.a. NemRefusion og kommunale systemer er I sikre på, at myndighederne får tilsendt de rigtige oplysninger til tiden, så I får de refusionsmidler, I har krav på ved fx sygdom og barsel.

6. Personalefordele og bruttolønsordninger

Håndterer I personalegoder som frokostordning, telefon eller fitness manuelt, risikerer I fejl i både løntræk og bogføring. Med integration mellem bruttolønsordninger og lønsystem bliver medarbejderens valg registreret automatisk, og alt bliver trukket, bogført og indberettet korrekt.

7. Løn og økonomi

Manuel overførsel af løndata til økonomisystemet tager tid og øger risikoen for tastefejl og forkerte bogføringer. Med en integration flyder tallene automatisk fra lønsystemet til regnskabet, så bogholderiet sparer tid og arbejder med præcise, opdaterede data.

8. Rapportering

Administrative data bliver i stigende grad brugt til ledelsesinformation og rapportering – fx om kønsfordeling, løngennemsigtighed, arbejdstid, fravær, personaleomsætning og fraværsstatistik. I stedet for at navigere i et virvar af Excel-ark, kan I med en systemintegration trække relevant information ind i et BI-værktøj og derefter samle og visualisere data.

Hvad kan du bruge data fra din lønløsning til?

Hvis I gerne vil have mere værdi ud af jeres løndata, er det vigtigt, at I danner jer et overblik over de systemer, der skal udveksle data med jeres lønsystem. Understøtter disse systemer en sikker integration via åbne API’er, eller er der tale om lukkede systemer med begrænset adgang?

Derudover bør I tage stilling til datakvaliteten i de systemer, I ønsker at integrere. Gode integrationer handler nemlig ikke kun om teknisk opsætning, men i lige så høj grad om at identificere arbejdsgange og processer, der kan optimeres gennem smidig og sikker dataudveksling.

Hvis der er styr på integrationerne ud af jeres lønsystem, får I en lang række muligheder og fordele:

✓ Korrekt regnskabsføring

Overfør lønudgifter og bogføringsdata direkte til økonomisystemet (fx Navision, SAP, Business Central, Economic).

✓ Tidsregistrering uden dobbeltarbejde

Synkronisering af løndata (arbejdstimer, fravær og overtid) til jeres tidsregistrerings- eller workforce management-system.

✓ Ledelsesrapportering og BI

Træk data til værktøjer som Power BI og Tableau og få overblik over fx lønudvikling og ressourceforbrug. Når I kan samle indsigt fra forskellige datakilder på tværs af forretningen i ét overblik, kan I arbejde mere datadrevet og dermed styrke jeres strategiske beslutningsgrundlag.

✓ Opdaterede HR-profiler

Del løndata med jeres HR-system (fx Visma HR, SAP SuccessFactors, Workday). Her er det særligt vigtigt, at der er en stærk dataintegration mellem løn- og HR-systemet, så medarbejderne ikke bruger unødige ressourcer på at tolke data eller overføre information manuelt.

✓ Automatisk refusion

Send data om sygefravær, barsel og ferie direkte til relevante, eksterne systemer. Hvis I benytter vores modul, Visma Refusion, aflæser løsningen automatisk fravær i Visma Løn og indberetter data til Virk.dk. I skal blot benytte de rigtige koder for barselsorlov, fædreorlov eller sygdom, når I registrerer fravær, så bliver processen fuldautomatiseret.

✓ Visning på intranet

Giv adgang til data om fravær og ferie i fx Sharepoint og få ét samlet overblik for både ledelse og medarbejdere.

✓ Adgangsstyring og brugeroprettelser

Sørg for, at medarbejderdata er opdaterede i ADFS/AD, så adgang til systemer og intranet fungerer med Single Sign-On.

✓ Effektiv onboarding

Informer relevante funktioner (fx IT, facility, økonomi) automatisk, når en ny kollega starter og uddelegér opgaver.