Bør I outsource lønadministrationen eller varetage opgaven selv?
Der findes ikke et entydigt svar på spørgsmålet om, hvorvidt in- eller outsourcing af lønnen er det rette valg. Det hele afhænger af, hvordan jeres virksomhed er skruet sammen, jeres behov og ønsker. I kan opnå afklaring ved at gøre jer nogle konkrete overvejelser, I finder i artiklen.
Mens virksomheders daglige drift ofte er præget af høj energi og synlige resultater, er der en arbejdsproces, der arbejder i skyggerne og sjældent modtager den anerkendelse, den fortjener: Lønadministrationen - en essentiel og ofte overset forretningskritisk funktion.
Det er derfor afgørende, at jeres virksomhed træffer en velovervejet strategisk beslutning om, hvordan I skal håndtere lønbehandlingen. Vil I lave lønnen selv? Eller outsource lønfunktionen til eksterne konsulenter? Begge muligheder har fordele og ulemper, så I bør overveje nøje, hvad der fungerer bedst for netop jeres organisation.
Vil I eje eller lease jeres lønproces?
”Lad os sige, at lønnen var en bil - og du får valget mellem at lease eller købe den. Ønsker du at lease bilen, sørger leasingfirmaet for at vedligeholde den, de klarer omkostninger ved service og reparation, så du ikke behøver at skænke bilen en tanke i hverdagen, men kan bruge din tid på vigtigere ting.
Valget om at lease kan sammenlignes med at outsource lønadministrationen,” forklarer Kim Simonsen, salgsleder i Visma Enterprise, der tilbyder både systemer til intern lønadministration og outsourcing af lønnen.
Ved at outsource lønopgaven til et lønbureau, er der uden tvivl mindre administration i hverdagen. Men det er ikke sikkert, at outsourcing er det rigtige valg for jeres virksomhed. Måske foretrækker I tværtimod at eje bilen og få lov til at køre i eget tempo og dermed have mere kontrol.
Det afhænger af kompleksiteten
Lønadministration kan være en kompleks opgave. Har I få medarbejdere, er det mere overkommeligt at lave lønadministrationen selv. I takt med at kompleksiteten stiger, kan det være en god idé at outsource funktionen. Det kan være tidskrævende at holde sig ajour med ny lovgivning og ændringer i overenskomster. Laver I lønnen selv, er det vigtigt at afsætte de nødvendige ressourcer.
”Løn er ikke bare løn. Hver måned skal kørselsbilagene fra sælgerne ind i vores software. Ligesom bonusser, parkeringsbetalinger, udlæg, til- og fratrædelser og alle stamdata skal være på plads, for at I kan lave de rigtige lønsedler til medarbejderne”, forklarer Kim Simonsen.
Har I de nødvendige ressourcer og viden?
Tag et kritisk blik på jeres organisation: har I medarbejdere, der har den nødvendige specialviden og erfaring til selv at kunne løfte opgaven med lønadministration? Husk også at bogholderen kan blive syg. Så der skal være nogen i organisationen til at tage over. Har I de nødvendige ressourcer, kan I overveje intern lønadministration og dermed også have det fulde overblik og fast kollega lige rundt om hjørnet. Omvendt binder I ressourcer i den interne funktion. Vælger I at outsource lønnen, kan I hurtigere skalere op og ned, skulle behovet i virksomheden ændre sig. Outsourcing reducerer også jeres sårbarhed, så I ikke behøver at frygte opsigelser eller sygdom i den interne lønfunktion.
Hvordan ønsker I at håndtere sikkerheden?
Løn og lønadministration er et område, som kræver en høj grad af sikkerhed. Vælger I intern lønadministration, skal I sikre jer, at I har de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger på plads til at håndtere følsomme lønoplysninger. Nogle virksomheder foretrækker intern lønadministration, fordi de netop ønsker selv at have snor i datasikkerheden. Outsourcing partnere har på den anden side særlige sikkerhedsprotokoller og sikrede servere. Vælger I en outsourcingløsning er det vigtigt at spørge ind til løsningens datasikkerhed.
Vurdér omkostningerne
Det er vigtigt at vurdere de forskellige komponenter i omkostningerne ved intern lønadministration og outsourcing. Vælger I en intern løsning, skal I bruge ressourcer på en lønspecialist og have back-up, hvis han eller hun bliver syg. I skal sikre, at specialisterne bliver løbende opdateret med lovændringer, overenskomster mv., og I skal medregne omkostningerne til lønsoftware. Vælger I en outsourcingløsning, betaler I typisk for antallet af transaktioner eller antallet af medarbejdere. Kig i krystalkuglen og overvej, hvad der giver økonomisk mening for jeres virksomhed både på den korte og den længere bane.
Hvor ser I jer selv i fremtiden?
Er din virksomhed i en vækstfase? Eller går antallet af medarbejdere hurtigt op og ned? Så er outsourcing måske interessant, fordi de fleste outsourcing partnere hurtigt kan afsætte ekstra ressourcer til jeres lønopgaver. Omvendt skal I i gang med en ansættelsesproces eller oplæring, hvis I foretrækker intern lønadministration, mens lønopgaverne vokser.
Skal lønfunktionen servicere resten af organisationen?
Laver I intern lønadministration, har I direkte kontrol med processen og kan selv bestemme, hvordan lønfunktionen skal servicere resten af organisationen. Det kan fx være spørgsmål fra medarbejdere vedr. løn og pension. Intern lønadministration betyder ofte også kortere beslutningsgange.
Hvis I vælger at outsource lønadministrationen, aftaler I omfanget af supporten med jeres outsourcingpartner. Ofte vil den eksterne outsourcingpartner tilbyde specialiseret faglig rådgivning, så I er kontinuerligt opdaterede på f.eks. regelændringer, der påvirker lønnen.
Hvorfor outsource lønadministrationen?
- Reducerer sårbarhed ved sygdom, opsigelser etc.
- Skalérbart hvis virksomheden er i en vækstfase
- Adgang til (opdateret) ekspertise
- Frigivelse af tid til andre opgaver
- Mindsker tid og ressourcer i håndteringen af sikkerhed
- Ved håndtering af komplekse lønopgaver
Hvorfor varetage lønadministrationen selv?
- Fuld kontrol med hele processen
- Ønske om at opbygge intern ekspertise
- Korte beslutningsgange
- Lokal tilstedeværelse
- Behov for selv at håndtere sikkerheden
- Ved håndtering af enkle lønopgaver
Skal vi hjælpe jer med at vælge?
Udfyld formularen, så tager vi en uforpligtende samtale, så I kan komme tættere på at vælge den rette løsning, der matcher jeres ønsker og behov.