Bone's Restauranter automatiserede deres opgaver væk

Jysk effektivitet, højt humør og automatiserede arbejdsgange

Det ligger dybt i dna’et hos Bone’s Restauranter, at der skal arbejdes så effektivt som muligt med de administrative opgaver. Og den indstilling stemmer fuldstændig overens med både funktionaliteten i Visma Enterprises lønløsning og serviceniveauet hos Visma Enterprises konsulenter.

“Det er måske, fordi vi kommer fra Jylland. Men vi sætter faktisk en ære i at håndtere administrationen af 850 ansatte med kun fire medarbejdere.”

Ordene kommer fra regnskabschefen i Bone’s Restauranter, Gitte Engberg. Hun fortæller, at hun ofte bliver mødt med anerkendende blikke fra kolleger i branchen, når hun fortæller, hvor meget fire administrative medarbejdere ansat på mellem 34–37 timer om ugen egentlig får fra hånden.

“Vores bogholder Dorthe bruger en uge på at lave løn. Jeg bruger en dag. Og vores regnskabsmedarbejder, Marianne, bruger to dage. Derudover finder vi også tid til at klare de daglige ad hoc-opgaver ved siden af,” siger Gitte Engberg. “Men det er også fordi, vi har den indstilling, at det skal kunne lade sig gøre. Vores eget og ledelsens klare mål er, at vi ikke skal være flere i administrationen. Det betyder, at vi har brug for it-systemer, der hele tiden kan hjælpe os med at blive mere effektive – og det kan Visma Enterprises lønløsning.”

Lønudbetaling 2022

”Dorthe brugte to hele dage på den manuelle indtastning af medarbejdernes timer. Det var et hestearbejde...”

Online timeregistrering

Bone’s Restauranter A/S er en dansk familierestaurant stiftet i Herning i 1990. Siden er kæden vokset til i alt 22 restauranter fordelt i hele landet. Bone’s Restauranter A/S beskæftiger ca. 850 medarbejdere.

Væk fra manuelt tastearbejde

Bone’s Restauranter anvendte for år tilbage en lønløsning præget af manuelle arbejdsprocesser. De arbejdsrutiner, som var tidskrævende og ofte fejlbehæftede, ønsker man “aldrig at vende tilbage til”. I stedet er målsætningen at systemunderstøtte og automatisere så mange arbejdsopgaver som muligt.

“Udsendelse af lønsedler til e-Boks, integration til vores timeregistreringssystem, indlæsning af fraværstimer og automatisk bogføring er lagt ind som standardprocesser i Visma Løn. Det indeholder alle de funktioner, vi har brug for – og hvis ikke de allerede findes, så kommer de nok med næste opdatering,” siger Dorthe Kristensen, som er bogholder i Bone’s Restauranter.

 

Hun forklarer, at én af de helt store side-gevinster ved at arbejde så effektivt er, at lønudarbejdelsen ikke er den eneste opgave i hverdagen. “Hvis man udelukkende skulle lave løn måned efter måned, ville man hurtigt blive træt af det. Det er rart at have muligheden for at udføre andre arbejdsopgaver ved siden af. Det er med til at øge arbejdsglæden.”

 

Tidsregistrering af medarbejdere

Fair og kompetent support

Selvom Bone’s Restauranter ikke har planer om at lægge lønopgaven ud af huset, så finder de tryghed i at vide, at Visma Enterprises konsulenter kan træde til, hvis det hele brænder på, og der opstår et akut behov for hjælp, eller hvis de en dag ønsker at outsource.

“Der kan jo ske noget uforudset. Der er vi glade for, at vi altid kan ringe til Visma Enterprise, og så kan de tage over. Hos andre leverandører er man fuldstændig på egen hånd,” siger Gitte Engberg. Hun har også bidt mærke i, at når Bone’s Restauranter kontakter supportafdelingen hos Visma Enterprise, får de både en fair og kompetent behandling.

 

På jagt efter optimering

Både Gitte Engberg og Dorthe Kristensen skiftevis sukker og griner, når de tænker tilbage på det tidsforbrug, der var forbundet med at lave løn tidligere.

“Dorthe brugte to hele dage på den manuelle indtastning af medarbejdernes timer. Det var et hestearbejde. I dag snakker vores vagtplansystem Planday sammen med vores lønløsning, så vi indlæser bare en fil, og så sker det automatisk. Nu tager det en time,” siger Gitte Engberg.

Lønkunde Bone's Restauranter hos Visma Enterprise

“Vi har brug for it-systemer, der hele tiden kan hjælpe os med at blive mere effektive – og det kan Visma Enterprises lønløsning...”

Gitte Engberg, Regnskabschef i Bone's Restauranter

Udfordring

For mange manuelle og tidskrævende processer satte pres på lønafdelingen og øgede risikoen for fejl.

Løsning

Med Visma Enterprises lønløsning kan Bone’s Restauranter automatisere og procesunderstøtte en stor del af de daglige arbejdsopgaver. Blandt andet ved hjælp af integration mellem vagtplansystemet Planday og Visma Enterprises lønløsning.

Resultat

I dag bruger de fire administrative medarbejdere tilsammen, hvad der svarer til under to uger af en fuldtidsstilling på at udarbejde løn til hele organisationen. Derudover finder de tid og overskud til at varetage andre arbejdsopgaver, der giver en mere varieret hverdag.

Vil du videre?

Vi er klar til at hjælpe dig

Når du udfylder formularen, accepterer du, at Visma kun bruger dine persondata til at kontakte dig. Læs mere om, hvordan vi behandler dine data her.

Ring til os

88 97 97 97

Send os en e-mail

info@vismaenterprise.dk

Find en medarbejder

Tjek os ud