TUI Danmark har minimeret deres administrative arbejde og fået frigivet mere tid
Frem til slutningen af 00’erne foregik TUI Danmarks lønkørsel manuelt med papir og kuglepen. I 2007 satte de jagten ind på et mere automatiseret system, der kunne minimere fejl og spare dem værdifuld arbejdstid hver måned. Valget faldt på Visma Enterprises My Visma-løsning.
Fleksibilitet er en stor fordel for medarbejdere i alle aldre
TUI Danmark har i dag både outsourcing af løn, HR-løsning, rejseafregning, timeregistrering og refusionsservice med i deres My Visma suite. I 2019 føjede de My Visma-app’en til porteføljen, som giver medarbejderne mulighed for bl.a. at kunne registrere ferie og sygdom fra mobilen.
“Det er noget, vi klart ser som en kæmpe fordel. Det er jo virkelig fleksibelt, at man f.eks. lige kan lave sin registrering i toget, eller hvor man nu engang befinder sig. Det er virkelig et fedt værktøj,” siger Carsten Lund, økonomichef i TUI Danmark.
Carsten Lund
Økonomichef, TUI Danmark
TUI har derved valgt at give deres medarbejdere frihed ved at samle alle registreringer ét sted - og ikke være bundet af at skulle sidde foran computeren for at indberette f.eks. ferie. Det ser Carsten som en stor fordel for den demografi, TUI har i dets medarbejdere; “Gennemsnitsalderen hos os er måske 30-35 år. Unge mennesker vil jo gerne sidde med nogle mere moderne værktøjer. Det er også gennem app’en, at jeg kan se den feedback, jeg får fra vores medarbejdere.”
En del af det at arbejde i TUI indebærer også at rejse. Om det udtaler Carsten: “Det er virkelig smart og effektivt, at mine kolleger og jeg kan sidde offline i et fly og scanne deres bilag ind for rejseafregningen. Det er ikke altid, at mobilapp’s fungerer optimalt, men det gør jeres virkelig.”
Om My Visma-app'en
My Visma-app’en er indgangen til en lettere arbejdsdag. Det er her, medarbejdere registrerer arbejdstid, sygdom og udlæg. Det er også her, de ønsker ferie, og det er her, ledere kan godkende registreringer og få det optimale overblik. My Visma-app’en bliver tilpasset den enkelte kundes behov og giver altid et fuldt overblik over relevante informationer.
Rejseselskabet TUI Danmark er en del af verdens største rejsekoncern, TUI. Siden 1960’erne har selskabet - under en række af forskellige navne gennem tiden - hjulpet danskere med at komme på ferie. I begyndelsen arrangerede de rejser til Sydeuropa, men sidenhen er selskabet vokset og tilbyder nu rejser til alle verdenshjørner. I 2016 skiftede de fra deres daværende navn, Star Tours, til TUI og vinder samme år prisen som Årets Rejsearrangør ved Danish Travel Awards. I dag sidder der cirka 90 medarbejdere i Danmark, mere end 400 i Norden og omkring 50.000 på verdensplan.
Fra en tidskrævende opgave til én dags arbejde
I 2014 valgte TUI Danmark at outsource deres løn til Visma Enterprise. Det betyder, at hver måned har Visma Enterprises lønspecialister ansvaret for at få kørt lønnen til TUI’s medarbejdere - og sikre, at blandt andre Carsten får frigivet mere tid til værdiskabende arbejde.
“Vi sidder med cirka 90 medarbejdere, og når vi sender lønnen til Visma Enterprise, så vil jeg tro, at det måske er en dags arbejde for os. Maks. På den måde er der mere tid til at lave analysearbejde på baggrund af de rapporter, vi får i jeres system. Vi er rigtig glade for at have Visma HR og hele systemet bag, som fungerer som en slags “motor” for os, der skal trække data i forbindelse med løn.”
“Forbedringerne kommer hele tiden. Visma Enterprise sidder jo og tilpasser til den efterspørgsel, der er på markedet."
"Vi er et firma, som er meget online drevet. Vi søger derfor også leverandører, som er online drevne, som også ønsker at gå den vej med deres virksomhed. Der har vi bare det gode match med Visma Enterprise."
- Carsten Lund, TUI Danmark
Et samarbejde ud over landegrænser
I 2022 var TUI Norge på udkig efter et nyt lønsystem. Da TUI’s nordiske selskaber er meget integrerede med hinanden, kiggede man først efter et HR- og lønsystem, der kunne tilgodese både Danmark, Norge, Finland og Sverige. Oprindeligt var ønsket en løsning til hele Norden, men TUI Norge endte med at vælge at outsource deres lønadministration til Visma Enterprise.
“Vi kunne se, at Vismas danske løsning passer rigtig godt ind i den norske selskabsstruktur. Derfor satte vi TUI Norge over på TUI Danmarks Visma-løsning. Det skaber synergier i og med, at vores norske HR-supportmedarbejder laver både dansk og norsk løn, da der også er danskere tilknyttet TUI Norge,” udtaler Carsten Lund.
“Således fik vores kolleger i Norge også effektiviseret deres arbejde ved hjælp af det flow og den struktur, Visma Enterprise har.”
Det gode samarbejde fortsætter
Visma Enterprise og TUI Danmark har efterhånden samarbejdet 17 år, og Carsten Lund ser det gode samarbejde fortsætte længe endnu; “Det er fedt for os, at Visma Enterprise altid er på forkant med digitale løsninger. Der er jo også undervejs blevet tilkøbt flere produkter for at lave en bredere løsning inden for HR. Det giver helt klart et plus på den lange bane, at Visma Enterprise har nogle brede kompetencer,” udtaler han og uddyber: “Der holdes jo også mange kurser og webinarer, hvor man som bruger af systemerne kan få en masse information, og det er også virkelig fedt.”
Kontakt os
Vil du have en minimeret administrativt arbejde og frigivet mere tid til værdiskabelse ligesom TUI Danmark? Udfyld formularen, så tager vi en uforpligtende snak om, hvordan My Visma suiten styrker jeres forretning.
Drejer din henvendelse sig om support, kan du finde mere info her